레슨 4: PDF 문서 주석 활용

이번 레슨에서는 텍스트 상자를 비롯하여 주석을 입력하는 방법을 살펴보겠습니다. 이 레슨을 마치면 주석 기능을 활용하여 PDF 문서를 번역하고 다른 번역가/편집자와 협업할 수 있습니다.

 

주석 기능 소개

여타 문서 편집 프로그램처럼 Acrobat도 주석 기능을 잘 활용하면 번역하는 데 도움이 됩니다. Acrobat 주석 기능의 특장점 중 하나는 입력된 주석 데이터를 별도로 추출할 수 있다는 것인데요, 이렇게 하면 다른 편집자에게 다양한 주석 데이터를 보낼 수 있고 또 프루프리더인 번역가가 주석 데이터만 따로 취합할 수도 있습니다.

그럼 실습 파일은 여기 있습니다. 다운로드는 위에 오른쪽 끝에서 찾으실 수 있습니다.

실습 파일을 열면 아래 그림과 같이 상단 오른쪽에 보시면 주석 메뉴가 나타납니다. Acrobat에서는 이 공간을 “도구 창”이라고 합니다. (도구 창이 보이지 않는 분은 Shift+F4 키를 눌러 보십시오. 단축키를 누를 때마다 도구 창이 나타났다 없어졌다가 할 것입니다.) 이전 버전의 Acrobat에서는 화면 상단의 파일/편집/보기/문서 메뉴 다음에 주석 메뉴가 따로 있었지요? 최신 버전에서는 보시는 것처럼 메뉴가 간소화되었습니다. 주석 메뉴는 보기 메뉴 밑의 도구-주석으로 이동했고요.

자, 그럼 주석 버튼을 한번 눌러 보겠습니다. ▼

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아래 화면처럼 상단에 주로 사용되는 주석 도구 모음이 나타납니다. ▼

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그런데 이전 버전과는 달리 아이콘만 달랑 나오고 무슨 도구인지 아무런 설명이 없어서 ‘다 비슷하게 생겼는데 이게 대체 무엇인가’ 싶습니다. 이런 경우 도구 모음 중 아이콘이 없는 빈 자리 아무 곳을 마우스 오른쪽 버튼을 누르면 아래 그림처럼 옵션이 나타납니다. 모든 레이블 표시(S)를 선택해 주십시오. ▼

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짠, 도구 아이콘 옆에 이름이 나타났습니다. 자리를 좀 잡아먹기 때문에 아이콘이 다 표시되지는 않습니다. 도구 모음에 익숙해지면 레이블 표시 옵션을 켜지 않는 편이 화면 공간을 활용하기 좋습니다. 사라진 도구를 보시려면 맨 오른쪽의 점 세 개를 클릭하시면 됩니다. ▼

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나머지 도구가 나타납니다. ▼

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텍스트 상자 활용

 

그럼 본격적으로 주석 도구를 사용해 보겠습니다. 제일 먼저 살펴볼 것은 텍스트 상자입니다. PDF 문서를 번역할 때 가장 많이 쓰이는 도구 중 하나인데요, 이 도구를 사용하면 별도의 상자를 하나 만들어 그 안에 텍스트를 자유롭게 입력할 수 있습니다. 대부분의 경우에는 PDF 편집 기능으로 문서를 번역하는 것이 훨씬 편리하지만 우리가 접하는 문서는 편집 기능이 원하는 대로 작동하지 않는 문서가 더 많은데, 이럴 때는 텍스트 상자를 사용해야 합니다. 텍스트 상자를 사용하여 위 문서에 설명을 하나 추가해 보겠습니다. 주석 도구 모음에 있는 여러 아이콘 중에서 텍스트 상자 추가 아이콘을 클릭합니다. 도구 중에 그냥 보기에도 텍스트 상자처럼 생긴 녀석이 하나 보이시지요? 상자 속에 텍스트(T)가 들어있으니 텍스트 상자입니다. ㅎㅎ

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아이콘을 클릭한 다음 문서의 빈 공간에 마우스를 끌면 텍스트를 입력할 수 있는 공간이 나타납니다. 이곳에 텍스트를 입력하면 되지요. 여기서는 그림 옆 공간에 간단한 설명을 한번 입력해 보겠습니다. 마우스를 잡아 끌어 볼까요? ▼

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커서가 나타나서 깜빡거리는군요. 이제 이 상태에서 내용을 입력하시면 됩니다. 영상 보고 따라하기

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그런데 아무것도 건드리지 않았는데 글꼴도 그렇고 테두리도 그렇고 저렇게 강렬한 빨간색인 걸까요? 그건 텍스트 상자도 주석 도구의 일부분이기 때문입니다. 원래 주석을 입력하는 기능이다 보니 기본값이 빨간펜 색깔로 되어있는 거지요. 하지만 아시다시피 번역가가 일반적인 문서를 번역하면서 빨간색 글꼴을 사용할 일은 그렇게 많지 않습니다. 다행히 색깔 바꾸는 것은 어렵지 않습니다. 빨간 텍스트 상자의 모서리 부분에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해 주십시오. 속성(P)… 이 보이시나요? ▼
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텍스트 상자 속성을 살펴보겠습니다. 중간에 보시면 테두리 색상(B)이라는 항목이 있습니다. 텍스트 상자의 테두리 색상은 지정하는 항목인데요, 보시다시피 기본값이 빨간색으로 되어 있으니 아까 상자가 빨갛게 나온 것입니다. 디자인 문서가 아니라면 대부분 문서의 배경색은 흰색이므로 우리도 테두리 색상을 흰색으로 바꿔보겠습니다. ▼

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색상이 주르륵 나타납니다. 오른쪽 맨 아래에 있는 흰색을 선택해 주십시오. ▼

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짜잔, 보시는 것처럼 상자 테두리의 선이 깔끔하게 없어졌습니다. 영상보고 따라하기

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테두리 색깔을 해결됐으니 이번에는 글꼴 색깔을 바꿔볼 차례입니다. 텍스트 상자 속성을 유심히 살펴보신 분이라면 아시겠지만 텍스트 상자 속성에 상자 안의 글꼴을 다루는 항목이 따로 없습니다. 여기서 글꼴 서체나 색깔을 바꾸려면 중요한 도구를 하나 끄집어내야 합니다. 보기(V) – 표시/숨기기(S) – 도구 모음 항목(O) – 속성 모음 표시(B)를 선택해 주십시오. 숨어 있어서 찾기가 조금 힘든데 찾으셨나요? 속성 모음을 꺼내는 단축키는 <Ctrl + E> 키입니다. ▼

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그러면 아래 그림처럼 속성이 나타납니다. 그런데 얼핏 보기엔 아무것도 바꿀 수 있는 것이 없군요. 이걸로 어떻게 텍스트 상자의 글꼴을 바꿀 수 있을까요? 이 녀석은 선택한 컨텐츠의 속성을 바꿀 수 있는 기능을 합니다. 말로는 복잡해 보여도 간단합니다. 이 상태에서 아까 만든 텍스트 상자를 두 번 클릭해 주십시오. ▼

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속성이 길쭉한 텍스트 상자 텍스트 속성으로 바뀌면서 색깔, 정렬 모양, 글꼴, 크기, 굵기 조절, 밑줄 표시 등 텍스트 상자의 텍스트를 편집할 수 있도록 바뀌었습니다. 이제는 일반 워드프로세서를 사용하듯이 내용을 수정하시면 됩니다. 제가 시험 삼아 몇 가지 바꿔보겠습니다. 영상보고 따라하기

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이렇게 내용을 원하는 대로 수정한 다음 텍스트 상자를 문서 어디든 필요한 곳에 끌어 놓으면 됩니다. 지금은 흰색으로 바꾸어 잘 안 보이지만 테두리를 클릭하여 크기도 재조정할 수 있고, 텍스트 상자를 복사하여 또 다른 텍스트 상자를 만들 수도 있습니다. 내용이 주로 텍스트로 이루어진 문서라면 OCR을 하거나 해서 어떻게든 CAT tool로 옮겨 번역을 하는 것이 편리하지만, 그렇지 않고 그림이나 디자인 요소가 대부분인 문서를 번역할 때는 텍스트 상자를 활용하시면 훨씬 쉽고 빠르게 번역하실 수 있습니다. 어떤 분은 문서를 새로 작성하다시피 하면서 번역하시는 것도 보았는데 힘들게 그러지 마시고요. 거기다 텍스트 상자는 원래 Word나 아래아한글에도 있는 것이라서 별 불편함 없이 편리하게 사용하실 수 있을 것입니다. 영상보고 따라하기

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이제 완성된 텍스트 상자를 원문 텍스트 위로 옮긴 다음 크기를 조정하거나 하여 적절히 배치하기만 하면 됩니다. 레슨에서는 텍스트 상자를 입력하고 수정하는 데 중점을 두었지만 이렇게 텍스트 상자를 만드는 목적은 무엇보다 번역을 하기 위해서니까요. 고객에 따라서는 Word 파일을 선호하는 경우가 있으므로 텍스트 상자로 작업을 시작하기 전에 먼저 방식을 확실히 정한 다음 번역을 시작하시는 것이 좋습니다. (물론 이렇게 PDF 안에서 작업을 하면 문서가 훨씬 깔끔하고 후공정이 쉽거나 아예 필요가 없어지므로 훨씬 가치가 있습니다. 고객이 그런 점을 잘 이해하지 못할 때도 있으니 때로는 이해를 시켜 준 뒤에 작업을 해야 할 수도 있습니다.) 그리고 텍스트 상자로 번역을 하게 되면 단어 수가 적어도 품이 많이 들어가므로 번역 가격을 정할 때 이 점도 함께 고려해야 하고요.

 

다른 주석 기능

번역가는 텍스트 상자를 문서 입력 도구처럼 사용할 때가 대부분이지만 사실 텍스트 상자도 기본적으로는 주석 기능의 한 가지입니다. 주석을 잘 활용하면 다른 번역가, 프루프리더와 공동 작업을 할 때 시간을 많이 단축할 수 있습니다. 번역가가 활용할 수 있는 다른 주석 기능을 한번 알아볼까요?

실습 파일을 열고 주석 도구 모음을 띄웁니다. Adobe에서 아무 이유 없이 가장 앞에 두지는 않았을 스티커 노트를 만져 보겠습니다. 제가 이 문서를 프루프리딩하고 있다고 가정하겠습니다. 이 상황에서, 어떤 문구를 다른 것으로 바꾸고 싶다고 제안하려 합니다. 이런 경우 스티커 노트를 선택합니다. ▼

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노트를 달려는 곳을 살짝 클릭하면 마치 메모지처럼 의견을 달 수 있는 공간이 나타납니다. ▼

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제 의견을 입력해 보았습니다. 여러분도 이 문서에 하고 싶은 말을 입력해 보십시오. ▼

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입력한 후 오른쪽 위 최소화 단추를 클릭하거나 스티커 노트 바깥을 클릭하면 스티커 노트 창이 접힙니다. 이 상태에서 마우스 커서를 올리기만 해도 내용이 나타나지요. 한편 스티커 노트를 확인하는 다른 프루프리더는 이 노트에 회신을 할 수도 있고, 옆의 체크 표시를 통해 노트를 확인했다고 알릴 수 있습니다. 이렇게요. 영상보고 따라하기

 

좀 더 구체적으로 텍스트를 콕 집어 의견을 전할 수도 있습니다. 스티커 노트 옆에 있는 강조가 바로 그런 기능인데요, 역시 한번 사용해 보겠습니다. 강조는 기본적으로 드래그가 되는 PDF에서 사용할 수 있는 기능입니다. 주석 도구 모음을 띄우고 강조를 클릭한 후 형광펜으로 밑줄을 긋는다는 느낌으로 원하는 텍스트를 드래그합니다. ▼

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선택한 텍스트가 노랗게 표시됩니다. 이렇게 텍스트를 강조한 후 스티커 노트를 결합해서 설명을 할 수도 있겠지요? 그 용도로 사용하는 주석 기능이 텍스트 주석입니다. 영상보고 따라하기

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이외에도 모양에 따라 여러 가지 주석 기능이 있습니다만 기능 자체는 대동소이합니다. 취소선 기능으로 취소선을 넣을 수도 있고요. ▼

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내용이 삽입될 곳을 콕 집어 지정하는 텍스트 삽입 기능도 있습니다. ▼

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그 밖에 스탬프 기능으로 전자 도장을 넣을 수도 있지요. 저는 “최종안” 도장을 넣어 보았습니다. ▼

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또 그리기 도구로 이미지를 강조할 수도 있습니다. 그리기 도구의 “구름”으로 문서 안의 이미지를 둘러싸 보았습니다. 이런 주석들은 텍스트 상자에서 테두리 색깔을 바꾸었던 것처럼 얼마든지 색상을 변경하실 수 있습니다. ▼

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화살표도 넣을 수 있습니다. ▼

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그런데 화살표가 좀 가늘어 보입니다. 두껍게 만들어 볼까요? 화살표 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 속성을 선택합니다. ▼

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두께를 바꿀 수 있습니다. 저는 5포인트로 하려고 합니다. ▼

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아이고, 엄청 두꺼워 졌네요. 뭐 아주 멋지게 생긴 화살표는 아니지만 간단하게 표현하기에는 무리가 없습니다. ▼

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오른쪽 버튼을 클릭한 상태에서는 배치를 바꿀 수 있습니다. 영상보고 따라하기

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화살표와 상자가 함께 있는 텍스트 설명선이란 주석 기능도 있습니다. 이렇게 생겼지요. ▼

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이외에도 몇 가지 주석 기능이 더 있지만, 번역하실 때는 이 정도만 알고 계셔도 충분할 것입니다. 여러 가지 주석 기능 사용 영상

 

이렇게 입력한 주석을 삭제할 때는 지울 주석 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 삭제(L)를 클릭하면 주석이 지워집니다. ▼

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아니면 오른쪽 도구 창에서 주석을 삭제하실 수도 있고요. 영상보고 따라하기

 

예전 같았으면 문서를 프루프리딩할 때 따로 프린터로 출력해서 빨간펜으로 표시하고 그랬어야 할 텐데, 참 편리하지요. 오른쪽 도구 창을 살펴보면 지금까지 입력한 주석을 모두 확인할 수 있습니다. 클릭하면 각 주석으로 바로 이동할 수 있습니다. ▼

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알파벳 A와 Z가 있는 첫 번째 아이콘은 정렬 기능, 두 번째 깔때기 아이콘은 필터 기능입니다. 필터 기능을 이용하면 주석 유형에 따라 주석을 숨기거나 표시할 수도 있고요. 여러 명이 주석을 입력했다면 주석을 입력한 사람에 따라 주석 표시 여부를 설정할 수도 있습니다. 영상보고 따라하기

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이런 주석 데이터만 추출해서 공동 작업하는 다른 사람에게 보낼 수도 있습니다. 마지막 세 번째 아이콘을 클릭하면 주석 부분만 요약해서 인쇄할 수도 있고 데이터 파일로 내보내거나 Word로 내보낼 수도 있습니다. 모두 데이터 파일로 내보내기를 선택합니다. ▼

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확장자가 FDF로 된 파일 이름을 저장합니다. 나중에 이 파일을 받은 번역가가 주석 가져오기를 하면 주석이 그 위치에 그대로 열리는 거지요. PDF 문서를 통째로 보낼 수도 있지만 파일 용량이 무척 크거나 주석 작성자가 많으면 데이터만 보내는 것이 더 간편합니다. 우선은 이런 방법도 있다는 것만 알아두십시오. ▼

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이제 Acrobat에서 텍스트 상자를 비롯한 주석 입력하는 방법을 배우셨습니다.

이상으로 레슨을 마치겠습니다. 수고하셨습니다!

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