레슨 2: PDF 문서 변환

이번 레슨에서는 PDF 문서를 변환하는 여러 가지 방법을 살펴보겠습니다. 이번 레슨은 매우 쉽습니다. 어디를 누를지만 확인하면 되는 레슨이니까요. 레슨을 마치면 각종 Office, 아래아한글 문서를 PDF 문서로 쉽게 변환할 수 있습니다. 기업에서 일반적으로 사용되는 문서로 Word, PowerPoint, Excel 등의 Microsoft Office 문서와 한국에서 사용되는 아래아한글 HWP 문서를 꼽을 수 있습니다. Acrobat을 사용하여 이 문서들을 PDF 문서로 바꾸는 방법을 알아보겠습니다. Picture5 먼저 가장 기본적인 방법부터 알아보겠습니다. 그것은 각 프로그램 안에서 직접 내보내는 방법입니다. 인터페이스가 조금씩 다르긴 하지만 대부분의 소프트웨어는 PDF로 문서를 인쇄/출력/내보내기 옵션을 제공합니다. (이때 인쇄나 출력은 프린터로 문서를 뽑는 것이 아니라 PDF로 문서를 저장하는 것을 뜻합니다.) 여기 Word 문서가 하나 있습니다. 따라해 보시려면 여기에서 실습 파일을 다운로드 해 주십시오.

다운로드는 위에 오른쪽 끝에서 찾으실 수 있습니다.

이 문서를 최종 번역물이라고 가정하고, 배포/보관하거나 보안 설정을 하기 위해 PDF로 바꾸려 합니다. ▼ Picture6 Word를 포함한 Office 프로그램, 그리고 문서를 다루는 대부분의 소프트웨어에는 인쇄 메뉴가 있습니다. 인쇄 기능으로 원래 문서를 PDF 문서로 변환할 수 있습니다. 평소 문서를 인쇄하시듯이 화면 왼쪽 상단에서 파일을 클릭한 다음 인쇄를 클릭합니다. (Office 2013, 2016에서는 파일을 클릭하시면 되고 이전 버전의 Office에는 알록달록한 Office 아이콘이 있는데 그걸 클릭하시면 됩니다.) 먼저 파일을 선택합니다. ▼ Picture7 인쇄를 선택합니다. ▼ Picture8 아래 화면처럼 상세한 인쇄 관련 옵션이 나타납니다. 보시면 프린터라는 항목이 있는데요, 기본으로 선택된 프린터는 컴퓨터에 연결해 둔 진짜 프린터입니다. 그런데 지금 종이로 문서를 뽑을 것이 아니니까 이 프린터를 다른 것으로 바꿔줘야 합니다. 프린터 목록을 클릭해 보겠습니다. ▼ Picture9 저희 집에 프린터는 1대뿐인데 프린터 아이콘이 달린 것들이 주르륵 나타납니다. 프린터 모양을 하고 있지만 제일 위에 있는 것 말고는 모두 일종의 가상 프린터입니다. 여러분의 목록은 아마 저와 다를 텐데요, 지금 Acrobat을 사용하고 계시니 Adobe PDF는 반드시 있을 겁니다. 아래아한글을 설치하신 분이라면 Hancom PDF도 있을 것이고요. 이름에 PDF가 들어간 것들은 모두 PDF 문서를 만들어주는 역할을 합니다. 여기서는 Adobe PDF를 선택해 주십시오. ▼ Picture10 다른 건 건드릴 게 없네요. 인쇄 버튼을 눌러 주십시오. ▼ Picture11 PDF 파일을 저장할 위치를 고른 다음 이름을 지정하고 저장을 누릅니다. 저는 원래 이름 그대로 “unfcc.pdf”로 저장하겠습니다. ▼ Picture12 출력 화면이 잠깐 나타난 후 금방 변환이 완료됩니다. 변환된 unfcc.pdf 문서를 Acrobat Reader로 열어 보았습니다. Reader 프로그램으로 불러오니 아래 화면처럼 나옵니다. Word 파일과 똑같이 잘 저장되었지요? ▼ Picture14 두 번째 방법은 “다른 이름으로 저장”을 통해 PDF를 저장하는 방법입니다. 이것도 어려울 것 없습니다. 아까처럼 파일 메뉴 또는 Office 아이콘을 누른 다음 다른 이름으로 저장을 클릭해 주십시오. ▼ Picture15 먼저 저장할 위치를 선택합니다. 저는 PC를 선택해서 바탕 화면에 저장하기로 했습니다. 이름은 그대로 두고 파일 형식을 바꿀 건데요, 화면에서는 서식 있는 텍스트 (*.rtf)로 지정되어 있습니다. 바꾸려면 눌러주십시오. ▼ Picture16 중간쯤에 있는 PDF (*.pdf)를 선택한 다음 저장을 클릭합니다. ▼ Picture17 그런데 Office 문서에 한해서 더 간단한 방법(세 번째 방법)이 있습니다. 아까 파일을 눌렀을 때 눈치채신 분도 있겠지만, 파일 메뉴에 Adobe PDF 저장이라는 항목이 떡하니 있습니다. (기술적으로는 방금 한 것과 조금 다릅니다만, 결과는 동일합니다.) 이걸 클릭하시면 됩니다. ▼ Picture18 아까와는 다르게 못 보던 옵션들이 몇 개 있네요. 결과 보기(V)는 PDF 파일을 변환한 다음 그 파일을 바로 열어주는 옵션이고, 편집 제한(R) 옵션은 말 그대로 만든 PDF 파일의 편집을 제한하는 옵션입니다. 그리고 버튼으로 된 옵션도 하나 있는데요, 뭘 바꿀 건 아니지만 이것도 눌러서 구경해 보겠습니다. ▼ Picture19 이렇게 선택할 수 있는 옵션이 몇 가지 있습니다. 그냥 그대로 두셔도 무방합니다. ▼ Picture20 자, 옵션을 확인하셨다면 마찬가지로 저장 위치와 파일 이름을 지정하고 저장을 클릭하시면 됩니다. ▼ Picture22 마지막으로 네 번째 방법. Windows에서 Acrobat을 설치하셨다면 아마 Word 리본 메뉴에 “ACROBAT” 메뉴가 생겨있을 것입니다. (빨간 사각형으로 표시된 메뉴를 Office에서는 리본 메뉴라고 합니다.) 이렇게 말이지요. ▼ Picture23 이곳에서 PDF 작성을 클릭하시면 바로 파일 이름을 지정하고 PDF 문서로 변환할 수 있습니다. 가장 편리하지요? 그러나 설치 환경에 따라 Acrobat 리본 메뉴가 없을 수도 있고, Office가 아닌 대부분의 프로그램에서는 이렇게 저장할 수 없는 경우가 더 많습니다. ▼ Picture24 그럼 이번에는 다른 Office 프로그램인 Excel에서 PDF 파일을 어떻게 변환하는지 알아보겠습니다. 여기에도 여러 방법이 있습니다. 파일 메뉴의 인쇄 버튼을 눌러 PDF로 변환할 수도 있고, 리본 메뉴의 ACROBAT 도구를 사용할 수도 있습니다. 먼저 실습 파일을 다운로드하신 다음, ACROBAT 도구의 PDF 작성 버튼을 눌러보겠습니다. ▼ Picture25 Excel 문서에서도 리본 메뉴의 ACROBAT을 통해 PDF를 변환하는 것이 가장 편리할 수 있습니다. 왜냐하면 Excel에서는 이 예제 파일처럼 시트가 여러 개 있는 경우가 많은데요, 인쇄 기능으로 PDF 문서를 변환하면 시트가 1개만 변환됩니다. 그렇지만 PDF 작성 버튼으로 변환을 하게 되면 아래 화면처럼 이런저런 옵션을 선택할 수 있습니다. 보시는 것처럼 이 문서에는 데이터 입력 시트, 판매 보고서 시트, 판매 예측 시트 등 총 3개의 시트가 있는데요, 이 시트 중 하나만 PDF 문서로 바꿀 수도 있고, 여러 개의 시트를 한꺼번에 변환할 수도 있습니다. 여기서는 시트 세 개를 모두 변환해 보겠습니다. Excel의 시트(E)에 있는 시트를 선택하고 추가(A) > 버튼을 클릭하거나 모두 추가(L) >> 버튼을 클릭하여 PDF의 시트(P)로 보내주면 됩니다. 그런 다음 PDF 변환(C) 버튼을 눌러주십시오. ▼ Picture26 Word처럼 여기도 추가로 선택할 수 있는 옵션이 있습니다. 저장할 위치와 이름을 지정한 다음 저장을 클릭합니다. ▼ Picture27 보시다시피 저장된 PDF 문서를 열어보면 3개의 시트가 모두 다 들어 있습니다. 한 가지 더 말씀드리자면 Excel이든 Word든 변환된 PDF 문서는 원본 문서의 크기를 따라갑니다. 그래서 보시는 것처럼 가로로 된 첫 번째, 세 번째 시트는 변환했을 때도 가로로 된 페이지가 되는 것이고요. 이 방법은 특히 인보이스를 Excel로 관리하시는 분들에게도 꽤 유용한데요, 원하는 인보이스만 골라서 PDF로 만들거나 한 해 동안의 전체 인보이스를 모두 뽑을 때 편리합니다. ▼ Picture28 제가 여러 가지 방법을 한꺼번에 알려드려서 조금 헷갈리실 수도 있을 것 같은데요, 정리하자면 이렇습니다.

  1. 인쇄 기능을 사용하여 PDF 문서로 변환하는 것이 가장 기본
  2. Office에서는 ACROBAT 도구를 사용하는 것이 편리

출판 번역도 그렇고 한국에서는 아래아한글을 많이 사용하시지요? 내친 김에 Office가 아닌 한글에서 PDF 문서를 변환하는 방법도 잠깐 살펴보고 가겠습니다. (여기서 사용하는 한글 버전은 가장 최근에 출시된 한컴오피스 NEO에 포함된 한글입니다. 제가 가지고 있는 한글이 2010년에 나온 것이어서 좀 오래된 것 같아 최신 체험판을 받아보았습니다. 버전이 달라도 방법은 같습니다.) 한글은 더 쉽습니다. 실습 파일에서 파일(F)을 눌러 주십시오. ▼ Picture29 중간쯤 있는 PDF 저장하기(F)를 클릭하면 됩니다. 허무할 만큼 간단하지요? ▼ Picture30 파일 이름을 지정하고 저장하면 끝입니다. 그리고 한글에서는 여기서 노란색으로 표시한 도구 버튼을 클릭하여 페이지 옵션 같은 걸 선택할 수 있는데요, 이것도 보통 그대로 두시면 됩니다. ▼ Picture31 “그럼 한글에서는 인쇄 기능으로 PDF를 변환할 수 없습니까?”라고 질문하실 수도 있는데, 당연히 가능합니다. 인쇄에서 프린터 선택을 1. Hancom PDF로 고르고 2. 인쇄를 하시면 됩니다. “이 방법이 더 번거롭고 귀찮은데 왜 설명하시는 겁니까?”라고 물으실 분도 계시겠지요? 사실 기술적으로는 Adobe의 PDF 변환 엔진과 한글과컴퓨터의 PDF 변환 엔진이 서로 다릅니다. 이게 왜 중요하냐면, 문서에 따라서 변환 품질이 달라질 수도 있거든요. 한컴의 PDF 엔진은 한글에서 작성한 한국어 문서를 PDF로 변환하는 데 최적화되어 있습니다. 일반적인 글꼴에서는 아무거나 사용해도 별 문제가 없지만 가끔은 Adobe의 PDF 엔진으로 변환을 해야 할 수도 있습니다. 사소한 차이지만 복잡한 문서라면 최종 결과물에 영향을 미칠 수도 있는 부분입니다. 가령 2쪽짜리 문서를 변환했는데 1쪽만 변환이 된다거나, 글꼴이나 문단 깨짐, 반전, 자간 어긋남 같은 현상이 발생하기도 하는데요, 이럴 땐 프린터 선택에서 PDF 변환 엔진을 바꾸어 보십시오. 아래 화면에서 프린터 목록을 보시면 오른쪽에 Acrobat 마크가 달린 “PDF 저장“이 있지요? 저걸 고르시면 한글에서도 Adobe의 PDF 변환 엔진을 사용하여 PDF 문서를 만들 수 있습니다. 반대의 경우도 마찬가지고요. 여담입니다만 한 출판사에서는 한글 문서를 변환할 때에도 반드시 Hancom PDF 대신 Adobe PDF를 쓴다더군요. 그리고 에이전시에서 PDF로 전환한 다음에 “corruption”이 있는지 봐 달라고 하는 이유도 이런 것입니다. ▼ Picture32 혹시나 해서 한글 2010 버전을 확인해 보니 한컴오피스 NEO의 한글과 완전히 동일합니다. 한글 2010 버전을 사용하시는 분은 참고하시길 바랍니다.

  1. 파일(F)을 클릭합니다. ▼

Picture33

  1. PDF 저장하기(F)를 선택하면 됩니다. ▼

Picture34 이제 Acrobat으로 문서를 변환하는 방법을 배우셨습니다. 이상으로 레슨을 마치겠습니다. 수고하셨습니다!

2 Comments

  1. James Kim 2016-10-02 Reply

    PDF 변환 관련 정보 대단히 고맙습니다. 앞으로도 유용한 정보 계속 부탁드립니다. 제가 알기로는 MS Office 2013 버전부터 PDF 저장 기능이 추가되었습니다. 그 이전 버전에서는 PDF 저장 기능이 기본적으로 제공되지 않아서 따로 Patch 파일을 MS Office 웹사이트에서 다운로드 받아서 실행하여야 PDF로 변환할 수 있었습니다. 그런데 2013 버전이 나온 이후에, MS 가 얍삽하게 그 파일을 다운로드 못하게 그 웹페이지로 링크 못하게 만들어 놓았더군요. 따라서 MS 웹사이트에서는 찾을 수 없고, 간혹 개인적인 블로그에서 제공하시는 분들을 찾아볼 수는 있습니다. 저도 제가 아는 정보를 간략히 적어 보았습니다. 앞으로도 건필 부탁드립니다. !!

    • Author
      Hobin Kim 2016-10-03 Reply

      아하, 그런 뒷이야기가 있었군요. 좋은 정보 알려주셔서 고맙습니다! ^^

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