‘영한 번역가의 영어 이메일 쓰기 E-Course’에 오신 것을 환영합니다!
이 코스는 한국어가 모국어이고 영어로 커뮤니케이션을 해야 하는 번역가들을 위한 코스입니다. 번역가의 일의 삼분의 일은 커뮤니케이션입니다. 그리고 그 커뮤니케이션의 98%는 이메일로 이루어집니다. 이메일을 효과적으로 잘 사용하여 정확하고 효과적으로 커뮤니케이션을 하면 오해에서 비롯된 각종 문제를 예방하고, 고객과의 안정적이고 장기적인 관계를 이룰 수 있으며, 나아가 번역가 자신의 생산성 향상으로 이어집니다.
이 코스는 다음과 같은 5개의 레슨으로 구성되어 있습니다.
레슨 1: 영어 이메일의 설렘과 두려움, 효과적인 이메일 커뮤니케이션 전략
레슨 2: 효과적인 커뮤니케이션을 위한 영어 이메일 이면의 문화적 차이 이해
레슨 3: 손 쉬운 영작을 위한 의도별 문장 뼈대 100선
레슨 4: 이메일 영작 실습
레슨 5: 번역가를 위한 상황별 이메일 예문들
여러분께서 편안한 속도로 진도를 나가시면 되고, 너무 서둘러 코스를 끝내려고 하실 필요는 없습니다. 레슨 3, 레슨 4, 레슨 5의 경우는 매일 일정한 시간을 정해서 꾸준히 진도를 나가시기 바랍니다. 또 코스를 마친 후 이 세 레슨은 한 번 더 복습하여 확실히 자신의 것으로 만드시길 권해 드립니다.
이 코스를 통해 이메일에 대한 두려움을 극복하고, 이메일 쓰는 것을 즐기실 수 있기를 바랍니다!
레슨 1: 영어 이메일의 설레임과 두려움, 효과적인 이메일 커뮤니케이션 전략
“One language sets you in a corridor for life. Two languages open every door along the way.“
‒Frank Smith
들어가는 말
이번 레슨은 번역가의 삶에서 영어 이메일이 어떤 역할을 하며 어떤 비중을 차지하는지를 살펴 보는 입문 레슨입니다. 레슨 1은 다음과 같은 내용으로 구성되어 있습니다.
- 번역가에게 이메일 커뮤니케이션의 중요성
- 한국어 번역가의 영어 이메일 사용의 어려움
- 이메일의 장점과 단점에 기초한 효과적인 이메일 사용 전략
1. 번역가에게 이메일 커뮤니케이션의 중요성
통계에 의하면 번역가들이 일하는 시간의 약 30%는 새로운 일을 찾는 데 쓰이고 있다고 합니다. 저는 그건 시장에서 자기의 위치를 잘 설정하지 못했거나, 장기적 전략 없이 번역가 커리어를 끌고 가고 있기 때문이라고 봅니다. 하지만 그 시간을 10%로 줄인다고 해도, 그 10%의 대부분은 이메일을 읽거나 쓰는 시간입니다.
그 다음으로 일을 찾는 것이 아닌 일상적인 커뮤니케이션을 살펴보면 이메일의 중요성은 더욱 커집니다. 다른 시간대에 위치한 고객과 인터넷으로 만나 커뮤니케이션을 하는 번역가에게 가장 효과적이고 효율적인 방법은 이메일입니다. 그래서 통계는 없지만 저와 제가 아는 다른 번역가들의 경우를 가지고 생각할 때 번역가의 커뮤니케이션의 98%는 이메일로 이루어진다고 볼 수 있습니다. 그러므로 전체적으로 보아 번역가의 근무 시간의 약 30%는 이메일을 읽고 쓰는 시간이라고 보아도 될 것입니다. 비딩을 하는 일부터 시작해서 가격과 마감일을 협상하고 프로젝트의 성격을 논의하고 고객과 파일을 주고 받고, 프로젝트 진행 중에 발생하는 여러 가지 문제를 해결하는 것도 모두 이메일로 이루어지기 때문입니다.
이메일이 이 정도로 번역가에게 많이 쓰이는 데는 이메일이 가진 독특한 강점이 있기 때문입니다.
- 이메일은 쓰고 싶은 시간에 쓸 수 있고 읽고 싶은 시간에 읽을 수 있기 때문에 번역가의 작업 흐름을 끊지 않고 시간을 가장 절약해 주는 방법이다
- 여러 명의 번역가들에게 동시에 연락을 하거나 파일을 보내야 하는 PM에게도 이메일은 가장 효과적이고 효율적인 방식이다
- 고객과 번역가의 시간대가 다르기 때문에 전화나 SNS 등은 현실적으로 어렵다
- 번역가는 문서를 다루는 사람이라 파일을 주고 받아야 하는데 이메일은 그런 일을 하기에 가장 적합한 커뮤니케이션 수단이다
- 이메일은 문자로 기록된 커뮤니케이션이기 때문에 지난 커뮤니케이션을 언제든지 정확하게 다시 불러 올 수 있고, 재사용이 가능하다
- 이메일은 그 자체로 번역가의 작업의 기록이요 증거가 된다
2. 한국어 번역가의 영어 이메일 사용의 어려움
위의 단원에서 살펴보았듯 번역가에게 이메일의 중요성은 참으로 막대합니다. 그러나 한국어가 모국어인 번역가들로서는 인터넷 시장에서 영어로 이메일을 사용하는 것이 만만치 않습니다. 번역가들이라 영어를 읽고 이해하는 데는 누구보다도 뛰어나지만, 영어로 이메일을 작성하는 것은 상당한 부담이 됩니다. 그것은 다음과 같은 이유 때문입니다.
- 우리의 영어 교육이 쓰기와 말하기보다는 읽기와 듣기에 초점이 맞추어져 왔기 때문에 막상 영어로 글을 쓰고자 할 때 막막하게 느껴질 수 있다
- 영어를 오랫동안 접해온 번역가라 할지라도 이메일을 사용해서 커뮤니케이션을 해 본 경험은 많지 않다
- 작문은 문장 단위로 이루어지는 것이기도 하지만 전체적인 구조와 글의 흐름도 매우 중요한데, 그런 부분에 대한 교육이 거의 전혀 이루어지지 않는다
- 영어권의 사고 방식과 한국 문화의 사고 방식이 서로 달라서 이메일을 쓰는 방식에서도 차이가 있다
3. 이메일의 장점과 단점에 기초한 효과적인 이메일 사용
위에서 분석한 것과 같은 이메일의 중요성과 장점 그리고 우리가 영어로 이메일을 읽고 쓰려고 할 때 느끼는 어려움을 생각하면서, 이 단원에서는 장차 이메일을 효과적으로 사용하기 위한 일종의 로드맵을 제시해 보도록 하겠습니다. 아래에서 제시한 요령들은 이메일이 영어이든 한국어이든 상관 없이 기본적으로 지켜야 하는 것들이 대부분입니다.
A. 여러분의 이메일 계정을 소중히 여기고 관리하고 지키십시오.
이메일을 어떻게 쓰는가 하는 것보다 중요한 것은 여러분의 이메일 계정을 관리하는 일입니다. 우선 원하지 않는 메일은 unsubscribe 하십시오. 한 때는 원해서 신청을 했지만 나중에 마음이 바뀌거나 필요가 없어졌는데도 계속 이메일은 오는 그런 상황이 종종 생깁니다. 그런 때는 귀찮더라도 unsubscribe 신청을 해 주어야 합니다. 내 인박스를 꼭 내가 필요한 것만으로 채울 수 있는 첫 걸음입니다.
위에서 보시는 것처럼 그런 메일의 하단에는 대개 unsubscribe link가 있으니 그것을 눌러 메일 수신을 중단할 수 있습니다. 그런 식으로 여러분의 메일 수신함이 쓸모없는 메일로 가득 차지 않도록 관리를 해 주어야 합니다. 그러나, 이런 조치 이전에, 신청 자체를 조심스럽게 해야 합니다. 또 자기도 모르게 뭔가를 신청하게 되는 경우도 많습니다. 예컨대, 소프트웨어를 다운 받거나 어딘가 가입을 할 때는 기본으로 그 사이트의 뉴스레터 같은 것을 받아보겠다는 박스가 체크되어 있는 경우가 대부분입니다. 여러분의 이메일을 얻어서 합법적으로 광고를 퍼붓겠다는 것입니다. 과감하게 그런 박스의 체크를 지우십시오. 그런 것 없어도 잘 살 수 있습니다. 오늘날과 같은 정보 과잉의 시대에는 정보가 없어서 손해를 보는 경우는 드뭅니다. 오히려 정보의 홍수에 휩쓸려 다니며 시간을 낭비하거나, 정말 필요하고 가치 있는 정보를 못 알아보거나, 그런 것에 충분히 집중을 못 하는 것이 정말 낭패입니다.
또 하나의 중요한 것은 인박스에서 스팸을 발견할 때마다 스팸 신고를 해 주는 겁니다. 인터넷에 스팸을 뿌리고 다니는 사람들은 언제나 골칫거리입니다. 이런 것들을 어떻게 처리해야 할 지 몰라서 소중한 자기 이메일 주소를 아예 포기하고 새로 만드는 분들도 보았는데, 그건 정말 큰 손해이고 그 이메일을 사용하여 연락을 하는 선의의 다른 사람들에게도 피해를 주는 겁니다. 스팸이 왔을 경우에는 스팸 신고를 하십시오. 아주 간단합니다. 그 메일을 연 상태에서 스팸 아이콘을 클릭하시면 됩니다.
이렇게 한 번 신고를 하시면 그 다음부터는 이런 것은 자동으로 스팸으로 들어갑니다. 또 어떤 때는 스팸 아이콘을 클릭하면 Gmail이 친절하게 이 사이트에서 오는 이메일들을 unsubscribe를 하겠느냐고 물어보고 그런 일을 대신해 주기도 합니다. 자신도 모르게 신청이 된 합법적 사이트들의 경우는 이런 식으로 해서 unsubscribe가 될 수 있습니다.
위에서 제가 설명 드린 것 외에도 Gmail에는 좋은 기능들이 많이 있습니다. 그런 것을 다 아실 필요는 없지만 둘러 보시고 자신에게 유익한 것들을 찾아 사용해 보십시오.
B. Gmail을 이중 보안 사용
이메일은 더 이상 단순히 친구들과 사소한 메시지를 주고 받는 수단이 아니라 confidential business documents를 주고받는 여러분의 핵심 커뮤니케이션 수단입니다. 그러므로 이메일 계정을 잘 관리하는 것은 필수적입니다. 여러분의 비즈니스를 보호할 뿐만 아니라 고객, 그리고 고객의 고객의 기밀 사항도 여러분의 손에 맡겨지는 것이므로, 여러분의 이메일 계정 보안을 심각하게 여기시고 그것을 위한 절차를 진지하게 실행해 나가셔야 합니다. 여러분께서 Gmail을 사용하신다면 이중 보안을 걸어 두시는 것을 강력히 권합니다. 구글의 보안 기술을 공짜로 이용하는 것입니다.
여러분의 Gmail 계정, 혹은 어떤 구글 앱 계정에서든 이것을 실행할 수 있습니다.
위의 빨간 화살표로 표시된 계정을 누르십시오.
그러면 위와 같은 화면이 나올 것입니다. 거기서 빨간 화살표가 가리키는 보안을 누르시고 다시 2단계 인증을 누르십시오. 그 후 지시를 따라 여러분의 전화 번호 등을 사용한 인증 절차를 설정하신 후 ‘시작하기’를 누르십시오.
C. 프로페셔널답게 커뮤니케이션을 하십시오.
- 고객과 사적인 이야기는 가능하면 하지 마십시오. 그런 것은 가족과 친구에게 하십시오.
- 늘 정중하고 professional한 말투와 자세를 유지하십시오.
- 화가 났을 때는 이메일을 쓰지 마시고, 조금 기다렸다가 화가 가라 앉은 다음에 냉정하고 침착한 상태에서 이메일을 쓰십시오. 이 원칙을 지키면 많은 문제들을 방지할 수 있습니다. 심지어 고객과의 관계를 단절할 때에도 화가 난 상태보다는 냉정한 판단 하에 하는 것이 백 번 현명합니다.
D. 명확한 커뮤니케이션을 하도록 애를 쓰십시오.
- 이메일 제목을 최대한 명료하게 하십시오. Hello, How are you doing? 이런 말은 서로의 시간 낭비입니다. 제목에서부터 자신의 용건을 분명히 하십시오.
- 이메일 본문에서는 결론부터 쓰십시오. 그 다음에 필요하면 이유나 사례를 덧붙이는 방식으로 이메일을 쓰십시오. 그것이 서양의 커뮤니케이션 방식, 글 쓰는 방식입니다(이것은 나중에 레슨 2에서 보다 자세히 다룹니다).
- 용건이 많고 복잡한 경우에는 숫자를 붙여서 각 항목을 명확하게 구분해 주는 것이 좋습니다. 긴 이메일을 써서 보냈는데 상대방이 그 중에 두 세 개만 답을 하고 나머지는 답을 하지 않는다면 참 짜증이 나겠죠? 답이 안된 부분들을 골라서 또 이메일을 써야 하고 시간도 하루 이틀이 그냥 흘러가게 되니까요. 그러므로 항목마다 숫자를 붙여서 메일을 써서, 고객이 답을 하나씩 항목별로 하지 않을 수 없도록 만드십시오. 이렇게 이메일을 썼는데도 고객이 그 중 일부만 답을 한다면 그것은 여러분의 잘못이 아니라 고객이 답을 하고 싶지 않거나 고객에게 심각한 커뮤니케이션 장애가 있는 것입니다.
E. 이메일 자동 서명 사용
하루에도 많은 수의 이메일을 쓰셔야 하니까 자동 서명을 등록해 두시면 꽤 편리합니다. 같은 것을 하루에 수 십 번 반복해서 쓰지 않아도 되니까요.(저는 Yours, Bryan이 서명입니다.)
화면 우상단에 기어처럼 생긴 것을 클릭하시면 화면에서 보시는 것처럼 드롭다운 메뉴가 펼쳐 집니다. 거기서 환경설정을 클릭하십시오.
화면 아래쪽으로 스크롤 다운해 가면 빨간 화살표가 가리키는 ‘서명’란이 나옵니다. 저는 저렇게 간단한 서명을 하고 답장에도 저런 서명이 나타나도록 선택을 해 두었습니다. 별것 아니지만 이렇게 한 번만 해 두면, 하루에도 수 십 번 쓰는 메일에서 일일이 서명을 안 해도 되고 내용을 쓴 다음에 그냥 발송하면 됩니다.
F. 부재중 알림
이것은 내가 일을 하지 않는 동안 누가 이메일을 보내면 자동으로 내가 부재중이라는 것을 알려 주는 기능입니다. 이렇게 하면 급한 이메일을 보내는 사람들이 자기가 보내자 마자 이런 자동 응답을 받기 때문에, 알아서 급한 일을 다른 사람에게 부탁합니다. 물론 휴가 중이라고 해서 전혀 이메일을 못 받는 것은 아니니까 내가 원하면 급한 이메일에 답을 해 줄 수도 있지요. 그런 경우에도 휴가 알림 기능은 여전히 매우 좋은 기능을 합니다. “휴가 중에도 친절하게 답을 보냈다.”고 고객이 감격할 수도 있으니까요. 물론 답을 안해도 이해해 줄 것이구요.
아까 위의 화면에서 조금 더 스크롤 다운해 가시면 아래와 같은 부분이 있습니다.
위 화면에서 보시는 것과 같이 ‘부재중 자동응답 켜기’를 선택하시고 시작일과 종료일을 입력해 주시면 됩니다. 이렇게 날짜를 입력할 수 있기 때문에 실제 휴가를 떠나기 몇 주 전에도 미리 설정해 둘 수 있습니다. 그런 다음 두 번째 빨간 화살표가 가리키는 것과 같이 간단한 메시지를 써 주시면 됩니다. 위에서 자동 서명을 설정해 두었으니 여기서는 보시는 것처럼 내용만 써 주시면 되겠죠? 이 기능을 꼭 일 년에 한 두 번 멀리 장기 휴가를 갈 때만 사용할 이유는 없습니다. 굳이 휴가가 아니라도 개인 사정으로 메일을 받고 응답할 수 없거나 응답하기 싫으면 언제든 이 기능을 사용하시면 됩니다. 한 이틀이나 사흘 어디 다녀 오고 싶을 때도 사용할 수 있겠죠?
이것으로 레슨 1을 마치겠습니다. 수고하셨습니다.
