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레슨 4: 변경 내용 추적

이 레슨에서는 워드 문서에서 변경 내용 추적 기능을 사용하는 방법을 알아봅니다. 이 레슨을 마치면 여러 번역가와 효율적으로 협업하고 수정 사항을 직관적으로 빠르게 반영하여 번역 문서의 품질을 높일 수 있습니다.

어느날 번역가 B는 여러 사람과 문서 하나로 공동 번역을 진행하게 됩니다. 그런데 작업 도중 동료 번역가 하나가 자꾸만 아무 상의도 없이 문서 내용을 바꾸는 겁니다. 어디가 어떻게 바뀌었는지 확실하게 말도 해주지 않고 말이지요. 동료 번역가를 점잖게 타일러도 잠시일 뿐, 결국 두 손 두 발 다 든 번역가 B는 번역가 H에게 전화를 걸어 하소연을 합니다. 과연 번역가 B는 이 동료 번역가의 습관을 고칠 수 있을까요?

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꼭 번역 작업이 아니더라도 이런 경험 다들 한 번쯤 있으실 겁니다. 물론 해결 방법은 있습니다. 바로 변경 내용 추적(Track Changes) 기능이 있으니까요.

변경 내용 추적은 외부에 문서를 교환할 일이 많은 개인, 기업이 주로 많이 쓰는 기능으로 말 그대로 문서에서 변경된 내용을 추적하는 기능입니다. 완전히 동일한 것은 아니지만 학창 시절 작문/논술 선생님의 빨간펜에 살짝 비유할 수도 있을 것 같습니다. 작문 선생님이 빨간펜과 교정 부호를 활용하여 고쳐주신 글을 학생이 보고 어떤 문장이 추가, 수정 삭제되었는지 알 수 있는 것처럼, 변경 내용 추적 기능을 활성화하면 어떤 단어가 추가되었고 어떤 문장이 삭제됐는지 등 워드 문서에서 수정된 사항이 모두 기록됩니다. 이렇게 하면 다음 작업자가 바뀐 내용을 쉽게 파악하고 변경된 내용을 적용할 것인지 선택할 수 있습니다. 특히 번역가의 경우 다른 번역가, 프루프리더, 문서 편집자와 협업하여,

– 내가 번역한 문서를 다른 사람이 프루프리딩할 때

– 의견을 교환하고 수정한 번역 문서를 확인할 때

– 한 문서를 여러 번역가가 번역할 때

– 번역한 문서 최종본을 만들 때

이 기능을 사용할 수 있습니다. 또 굳이 다른 사람과 공동 작업하지 않는 경우에도,

– 문서 서식을 미리 편집해보고자 할 때

– 어제 작업한 내용과 오늘 작업한 내용을 비교해볼 때 등

여러 상황에 쓸모를 발휘하는 매우 유용한 기능이지요.

그럼 어떻게 사용하는 것인지 한번 살펴보겠습니다.

변경 내용 추적 켜고 끄기

간단한 문서를 하나 만들어 보았습니다. 따라해 보시려면 여기에서 예제 파일을 다운로드해 주십시오. 다운로드는 위에 오른쪽 끝에서 찾으실 수 있습니다.

 

변경 내용 추적 기능은 기본적으로 꺼져 있습니다. 검토 탭 – 추적 그룹 – 변경 내용 추적을 클릭하면 변경 내용 추적 기능이 활성화됩니다. 단축키는 Ctrl + Shift + E 키입니다. 전등 ON/OFF 스위치처럼 이 상태에서 한 번 더 클릭하면 변경 내용 추적 기능이 꺼집니다. 단, 변경 내용 추적 기능을 끄더라도 이미 추적된 변경 내용이 제거되지는 않습니다. 이 부분은 조금 이따 다시 설명하겠습니다.

이제 여러분 또는 동료가 “안녕하세요. 행복한 번역가 배움터입니다.” 문장을 수정/삭제하거나 다른 단어, 문장을 추가하면 그 내역이 모두 화면에 표시됩니다. ▼

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바로 번역가 B의 문제부터 해결해 보겠습니다. 매번 이 기능을 켜지 않고 작업하여 속을 썩이는 동료 번역가가 있을 때 변경 내용 추적 밑에 있는 추적 잠금(L)을 사용하면 변경 내용 추적 기능을 강제로 활성화할 수 있습니다. 암호를 입력하여 따로 해제하지 않는 한 변경 내용이 자동으로 추적됩니다. ▼
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변경 내용이 잘 보이도록 옵션을 조정하겠습니다. “메모 및 변경…” 옆의 드롭다운 메뉴를 클릭하여 메모 변경 내용 모두를 선택해 주십시오. 기본값은 “메모 및 변경 내용 간단히”입니다. ▼
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(이 옵션을 선택하지 않으면 메모가 작은 풍선 모양으로 표시되기 때문에 일일이 클릭해서 확인하기 번거롭습니다. 번역 작업에서는 모든 정보를 정확히 확인할 필요가 있으니 가능하면 많은 정보를 표시하는 것이 좋습니다.)

그러면 변경 내용 추적 기능이 켜진 상태에서는 과연 어떻게 되는지 문서를 적당히 편집해 보겠습니다. 문서 내용은 중요한 것이 아니니 아무 내용이나 추가하고 삭제해 보십시오. 저는 “안녕하세요” 뒤의 마침표를 지우고 물음표로 바꾼 다음 아래와 같이 문장 몇 개를 덧붙여 보았습니다. ▼

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변경 내용 추적 기능이 어떤 것인지 대충 감이 잡히시지요? 보시는 바와 같이 삭제한 내용은 오른쪽에 따로 나오고 추가한 문장은 알아보기 쉽게 빨간색으로 표시됩니다(여러 사람이 번역할 때 검토자마다 텍스트 색을 다르게 나타낼 수도 있습니다).

변경 내용 추적 옵션

이번에는 방금 제가 수정한 문서를 원본이라고 가정하고 단어를 몇 개 지워보겠습니다. 여기에서 다시 예제 파일을 내려받아 주십시오.

변경 내용 추적을 켠 다음 단어 몇 개를 삭제해 보겠습니다. 두 번째 문단의 “출발어”, “도착어”에서 괄호 안에 병기된 부분을 지워보겠습니다. ▼

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단어를 지우면 메모처럼 오른쪽 옆에 어떤 부분이 삭제됐는지 나타납니다. (실제 메모 기능과 비교해보실 수 있게 간단한 메모도 하나 추가해 놓았습니다.)

그런데 변경된 내용을 꼭 이런 방식으로 볼 수 있는 것은 아닙니다. 옵션을 조금 만져 볼까요? 검토 탭 – 추적 그룹 우측 하단에 있는 화살표를 클릭합니다. ▼

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변경 내용 추적 옵션이 나타납니다. 다른 건 젖혀두고 중간쯤에 있는 모든 메모 변경 내용에 표시할 내용(B)이 보이시나요? 지금은 “수정 내용”으로 설정되어 있습니다. 드롭다운 메뉴를 펼쳐 “메모 및 서식”을 선택해 보겠습니다. ▼

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삭제된 부분이 오른쪽에 따로 표시되지 않고 취소선이 그어진 상태로 나타납니다. 어느 쪽이든 편하신 보기를 선택하시면 됩니다. ▼

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그리고 변경 내용 추적 기능을 켜고 글을 수정하면 변경한 텍스트 왼쪽에 회색 또는 빨간색 세로선이 생깁니다. 이 선을 클릭하면 원본과 수정본을 번갈아가며 확인할 수 있습니다. 

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이렇게 말이지요. ▼

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변경 내용 적용하기/적용하지 않기

이제 변경 내용을 적용하는 방법을 살펴보겠습니다. 자신/다른 사람이 그동안 변경한 내용을 실제 문서에 반영하는 과정인데요, 수정 사항을 하나씩 확인하며 적용하는 방법과 모든 수정 사항을 한꺼번에 적용하는 방법이 있습니다. 먼저 수정 사항을 한 개씩 검토하면서 적용하는 방법을 알아볼까요? (참고로 워드 2013에서 추적 그룹의 메뉴 구성이 소폭 달라졌으나 기능 면에서는 바뀐 것이 없습니다.)

이번엔 예제 파일이 두 개입니다. 예제 파일 1예제 파일 2를 내려받아 주십시오. 여러분이 보내주신 글로 실습을 하면 좋겠지만 그럴 수 없으니 편의상 예제 파일 1 (exercise13_4)은 번역가 H가 번역한 문서, 예제 파일 2(exercise13_3)는 번역가 B가 프루프리딩한 문서라고 가정하겠습니다. 즉,

  • 예제 파일 1: 번역가 H가 예제 파일 1을 프루프리더인 번역가 B에게 보냄
  • 예제 파일 2: 번역가 B는 예제 파일 1에서 변경 내용 추적 기능을 켜고 프루프리딩을 한 다음 예제 파일 2로 저장하여 번역가 H에게 돌려줌

이런 상황이 되겠습니다. 그럼 먼저 예제 파일 1을 한번 확인해 주십시오. 아래 화면과 같이 말라리아를 소개하는 문서입니다. 제가 일부러 맞춤법도 틀렸습니다. 주르륵 훑어보기만 하시면 됩니다. ▼

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내용을 훑어보셨다면 이제 예제 파일 2를 열어 주십시오. 번역가 B가 어떤 부분을 수정했는지 아시겠지요? 이제 번역가 H의 입장에서 번역가 B가 프루프리딩한 내용을 실제로 검토하고 적용해 보겠습니다. ▼

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어떤 부분이 얼마나 바뀌었는지 검토하려면 검토 창을 화면에 띄웁니다. 검토 탭에서 검토 을 누르시면 되는데요, 옆의 드롭다운 메뉴를 클릭하면 세로로 표시할 것인지 가로로 표시할 것인지 선택할 수 있습니다. 화면이 작은 노트북에서 작업할 때는 가로로 표시하는 것이 좋더군요. 두 가지 다 해 보시고 입맛에 맞는 옵션을 선택하시면 됩니다. ▼

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검토 창이 나타나면서 수정된 내용이 표시됩니다. 총 6개라고 하네요. 본격적으로 내용을 검토해 보겠습니다. 바뀐 내용은 검토 탭 – 변경 내용 그룹에서 검토할 수 있습니다. 차근차근 살펴볼까요? ▼

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“이전/다음” 버튼은 수정 내용을 오가는 역할을 합니다. 한번 눌러보십시오. 검토 창에서 다음 수정 내용/이전 수전 내용을 살펴볼 수 있습니다. ▼

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검토 창에 표시된 내용을 적용할 것인지 여부는 “적용/적용 안 함” 버튼을 눌러 선택합니다. “적용” 버튼을 누르면 번역가 B가 수정한 내용을 적용하게 됩니다. 반대로 “적용 안 함” 버튼을 누르면 바꾼 내용을 적용하지 않고 번역가 H가 처음 번역한 대로 내버려둔 채 다음 수정 사항으로 넘어가게 됩니다. “적용” 버튼을 한 번씩 누를 때마다 검토 창의 수정 내용이 1개씩 줄어드는 식이고요. 그런데 “적용/적용 안 함” 버튼에 아래를 가리키는 삼각형이 있군요. 뭔가 다른 옵션이 있는 모양인데, 한번 눌러보겠습니다. ▼

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몇 가지 옵션이 주르륵 펼쳐집니다. 하나하나 살펴보면, ▼

– 적용 후 다음으로 이동(M): 지금 검토 창에 나타난 수정 내용을 적용하고 다음 수정 내용으로 이동합니다. 적용 버튼의 기본 설정입니다.

– 이 변경 내용 적용(C): 지금 검토 창에 나타난 내용을 적용하되 다음 수정 내용으로 이동하지는 않습니다.

– 변경 내용 모두 적용(L): 검토 창에 나타난 수정 내용 6개를 모두 적용합니다. 바뀐 내용을 하나씩 검토할 필요가 없을 때 이 옵션을 사용하면 시간이 절약되겠지요? 단, 변경 내용 추적 기능이 꺼지지는 않으므로 이후 편집한 내용도 계속 추적됩니다.

– 변경 내용을 모두 적용하고 추적 중지(S): 위 옵션처럼 수정 내용을 모두 적용하고 변경 내용 추적 기능도 끕니다. 번역 문서를 최종본으로 만들 때 쓰는 옵션입니다.

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이번에는 “적용 안 함” 아래 있는 옵션을 살펴보겠습니다. “적용” 버튼과 기능 자체는 동일합니다. ▼

– 취소 후 다음으로 이동(M): 지금 검토 창에 표시된 수정 내용을 적용하지 않고 다음 수정 내용으로 이동합니다. 적용 안 함 버튼의 기본 설정입니다.

– 변경 내용 취소(R): 지금 검토 창에 나타난 내용을 적용하되 다음 수정 내용으로 이동하지는 않습니다.

– 변경 내용 모두 취소(L): 검토 창에 나타난 수정 내용을 모두 적용하지 않습니다. 번역가 H가 고집을 피우고 싶다면 이 옵션을 사용하면 되겠지요? 역시 변경 내용 추적 기능은 그대로 유지됩니다.

– 변경 내용을 모두 취소하고 추적 중지(S): 수정 내용을 하나도 적용하지 않고 변경 내용 추적 기능을 끕니다.

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이런 식으로 “적용”과 “적용 안 함”을 반복하며 마지막 내용까지 모두 검토하면 검토 창에서 수정 내용이 “0개”로 표시됩니다. 문서를 다시 검토할 계획이 없다면 이제 변경 내용 추적 기능을 끄셔도 됩니다.

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문서에서 변경 내용 제거하기

변경 내용 추적을 문서에서 제거하려면 변경 내용을 적용하거나 취소해야 합니다. 검토용 표시에서 메모 및 변경 내용 없음을 선택하면 최종 문서의 예상 결과를 확인할 수 있지만 이때 변경 내용은 일시적으로 숨겨진 것에 불과합니다. 즉, 기존 수정 내용이나 메모가 문서에서 삭제되지는 않습니다. 변경 내용 표시를 영구적으로 삭제하려면 변경 내용을 적용하거나 취소해야 합니다. 그래서 최종본 문서를 보내기 전에 문서 검사를 실행하는 습관을 들이면 좋습니다. 그동안 수정한 내용이 어지럽게 표시된 문서를 고객에게 보낼 수는 없는 노릇이니까요. 문서 검사를 사용하면 변경 내용과 메모, 숨겨진 텍스트, 공유하지 않아야 할 정보 등을 알려주고 필요 없는 정보를 제거할 수 있게 도와줍니다. 문서를 직접 검사해 보겠습니다.

  1. 문서 검사를 실행하려면 먼저 파일을 클릭합니다. ▼

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  1. 정보 -> 문제 확인 -> 문서 검사를 선택합니다. ▼

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  1. 문서 검사 창이 나타납니다. 검사할 항목을 선택해야 하는데 기본적으로 다 선택되어 있으니 어떤 것들이 있는지 살짝 둘러보시고 검사 버튼을 눌러 주십시오. ▼

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  1. 검사 결과를 검토합니다. 필요에 따라 제거할 항목을 제거하고 다시 검사해 보거나 닫기를 눌러 문서 검사 창을 닫으면 됩니다. ▼

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그리고 실수로 메모나 변경 내용이 포함된 채 문서를 공유해서 망신을 당하지 않도록 워드에는 한 가지 안전 장치가 있습니다. 메모, 변경 내용이 포함된 워드 파일을 저장할 때마다 경고 메시지를 표시하는 것이지요. 워드 옵션에서 이 알림을 활성화할 수 있습니다.

  1. 파일을 클릭합니다. ▼

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  1. 옵션을 클릭합니다. ▼

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  1. 보안 센터를 선택하고 보안 센터 설정(T)을 클릭합니다. ▼

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  1. 개인 정보 옵션을 클릭하고 문서 관련 설정에서 변경 내용이나 메모가 포함된 파일을 인쇄하거나 저장하거나 보내기 전에 경고 표시(P) 확인란에 체크 표시를 한 다음 확인을 클릭합니다. ▼

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이제 저장하려는 문서에 변경 내용이 있으면 워드에서 경고 메시지가 나타납니다. ▼

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고민 해결!

앞 레슨에서 배운 것처럼 메모를 남겨 검토할 내용을 한 개씩 알릴 수도 있지만 수정 사항이 많거나 프루프리딩 단계에서는 다소 번거롭습니다. 변경 내용 추적 기능을 사용하면 메모보다 훨씬 빠르게 문서를 완성할 수 있습니다. 문제가 깔끔하게 해결되어 앞으로 속썩일 일이 없어진 번역가 B는 마음이 느긋해졌습니다.

이제 워드에서 변경 내용 추적 기능을 사용하는 방법을 배우셨습니다.

이상으로 레슨을 마치겠습니다. 수고하셨습니다!

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